Formats de facture électronique : UBL, CII et Factur-X expliqués simplement

Les plateformes agréées ont l'obligation réglementaire de transmettre les factures électroniques selon l'un de 3 formats.

Les pages de l'administration ne les présentent pas toutes de la même façon. La page « Je découvre la facturation électronique » d'impots.gouv.fr parle de UBL, CII ou de tout format mixte composé d'un fichier de données structurées et d'un fichier image, sans citer Factur-X par son nom. Pour le détail technique de chaque format, les sources officielles consultées n'en disent pas davantage : nous ne l'inventons pas ici.

Factur-X est le troisième format : un format mixte. Il réunit deux fichiers dans une même facture.

• Un fichier de données structurées au format XML : les informations de la facture sous une forme que seul un ordinateur sait exploiter.
• Un fichier de données lisibles au format PDF : la version que vous pouvez ouvrir et lire.

Ce que l'administration appelle « données structurées » : des informations « uniquement exploitables de façon informatique », comme les numéros SIREN, le montant hors taxe, le taux de TVA et le montant de TVA.

À retenir : Factur-X ne se réduit pas à un PDF, puisqu'il comprend aussi le fichier de données structurées.

La DGFiP le dit en toutes lettres : « Un document PDF n'est donc pas nécessairement une facture électronique. » Une facture électronique contient des données sous forme structurée.

La FAQ de l'administration est tout aussi nette : un PDF simple envoyé par voie électronique n'est pas une facture électronique au sens du dispositif. Sur impots.gouv.fr, il est précisé qu'une facture papier scannée, un PDF ordinaire ou un document envoyé par mail ne sera plus conforme à la réglementation.

Exception : les clients particuliers

Vous n'avez pas l'obligation d'émettre une facture électronique à vos clients particuliers. Ces factures peuvent rester sur papier, être établies par ordinateur (tableur, PDF) ou être envoyées par courrier ou e-mail.

Les sources consultées ne désignent pas Factur-X comme format unique : les plateformes agréées ont l'obligation de transmettre les factures électroniques selon l'un de 3 formats, CII, UBL et Factur-X. Un fournisseur ne peut pas imposer à son client un format d'échange de facture électronique.

Pour créer une facture sous forme électronique, les entreprises peuvent utiliser des solutions compatibles existantes : logiciel de facturation, de caisse, de comptabilité ou de banque. C'est cette solution qui transmet la facture à la plateforme agréée de l'entreprise. Par principe, la facture est transmise par la plateforme de l'émetteur, et les possibilités d'émission peuvent varier selon le prestataire ou la plateforme choisie.

Les sources consultées ne disent pas comment transformer un PDF existant en Factur-X, ni qui effectue la conversion. Posez la question à votre éditeur ou à votre plateforme.

Les entreprises soumises à l'obligation d'émission adressent leurs factures à leurs clients professionnels par l'intermédiaire obligatoire d'une plateforme agréée, qui se charge de l'envoi effectif des factures au format électronique.

Deux règles complètent le tableau :

• Un fournisseur ne peut pas vous imposer un format d'échange. Le destinataire choisit sa plateforme de réception en fonction du ou des formats qui lui conviennent.
• Les plateformes agréées proposent un socle minimal de formats commun, qui garantira l'interopérabilité des échanges.

Le choix que l'administration met en avant est celui de la plateforme : il est libre, vous pouvez en choisir une ou plusieurs et en changer à tout moment. Elle peut être différente de celle de votre fournisseur ou de votre client. Pour comparer les options, voir la page sur la plateforme agréée gratuite.

Posez ces questions avant de vous engager.

• Si vous passez par un prestataire pour émettre vos factures : a-t-il la qualification de plateforme agréée ? La liste se trouve sur impots.gouv.fr.
• Si vous utilisez déjà un logiciel : il doit être une solution compatible, c'est-à-dire mettre à disposition des fonctionnalités compatibles avec les attendus de la réforme et être connecté à au moins une plateforme agréée. Les deux conditions sont cumulatives.
• Si vous hésitez : l'administration recommande de contacter l'éditeur de votre logiciel pour connaître son positionnement au regard de la réforme et savoir s'il est déjà connecté à une plateforme agréée.
• La réception : depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises ont l'obligation de recevoir des factures sous format électronique. Vérifiez que votre outil le permet.

Pour un panorama des outils, consultez le logiciel de facturation électronique pour auto-entrepreneur.

Les dates par catégorie d'entreprise sont détaillées dans le calendrier de la réforme. Si vous êtes micro-entrepreneur, voir aussi la page sur la facture électronique pour un auto-entrepreneur.